Politicas de
tratamiento de datos

INTRODUCCIÓN:

La presente política tiene como finalidad el cumplimiento de lo preceptuado por la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y los artículos 2.2.2.25.3.1. al 2.2.2.25.6.2. del Decreto 1074 de 2015 en lo referente al tratamiento de datos personales, respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, manejo de bases de datos, así como la atención de las consultas y reclamos realizados por los titulares de la información.

 

ALCANCE: 

Toda la información recibida por MULTIEMPLEOS S.A., a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, o por cualquier medio tecnológico y que conforman sus bases de datos, de usuarios, clientes, proveedores, empleados o contratistas, y demás titulares de información, se rige por la presente política.

   

A través de la presente política, se aclaran los procedimientos para la recolección y tratamiento de los datos personales en los términos establecidos en la Ley. 

 

OBJETIVO: 

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc., de los datos personales tratados por MULTIEMPLEOS S.A., que actuará como responsable del tratamiento.

PRINCIPIOS:

Los principios que a continuación se enuncian, constituyen los paramentos generales mediante los cuales se dará aplicación lo establecido en la presente política:

 

1. Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales por parte de la empresa debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
2. Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales sólo podrá ejercerse mediando con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de la información. Los datos personales no podrán ser divulgados sin previa autorización, salvo orden judicial y/o administrativa.
3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
4. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la empresa, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

1. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. 
2. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de la empresa se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento
4. Riesgo: Valoración de alerta en un proceso que requiere tratamiento.

 

DEFINICIONES:

Para la aplicación de las reglas y procedimientos establecidos en la presente política y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se establecen las siguientes definiciones legales y doctrinales:

 

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
3. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable del tratamiento que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. a través de este, se comunica al titular de la información la existencia de las políticas aplicables para el tratamiento de sus datos personales, junto con la forma como acceder a las mismas y las características del tratamiento de los datos personales.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad de Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación , tales como aquellos revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen  los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
10. Protección de información confidencial en la Recepción. Cuando se recibe información confidencial en la Recepción de la compañía, se debe depositar en un sobre opaco o adjuntarle una portada, para que mientras se espera a su reparto al área encargada, tal información no pueda ser vista por personas que se acercan a la Recepción.

 

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

MULTIEMPLEOS S.A., cumple con todos los deberes legales y constitucionales que le corresponden en especial los señalados en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 como son: 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. 
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. 
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley. 
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley. 
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 
12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 
13. Cumplir las instrucciones y requerimientos que impartan las autoridades sobre el tema.
14. Los demás que señale la ley.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
2.  Conocer, actualizar y rectificar la información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
4. Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles.
5. Ser informado por la empresa respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, habiéndose agotado el trámite de consulta o reclamo según lo indicado en la mencionada Ley.
7. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 

 

FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE ESTOS:

MULTIEMPLEOS S.A, conforme a la legislación vigente podrá utilizar los datos personales para: 

1. Realizar los tramites necesarios para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y poscontractual de MULTIEMPLEOS S.A, con clientes, proveedores, contratistas y/o trabajadores, para todos  los fines. 
2. Proveer los servicios requeridos por sus clientes. 
3. Informar sobre nuevos servicios y/o sobre cambios en los mismos. 
4. Evaluar la calidad de los  servicios y/o trabajos que se ejecutan. 
5. Realizar estudios sobre diversos temas. 
6. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por MULTIEMPLEOS S.A.,  y/o por terceras personas; 
7. Desarrollar el proceso de registro de hojas de vida, inscripción, selección, evaluación, y vinculación laboral;
8. Soportar procesos de auditoría interna o externa;
9. Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos de MULTIEMPLEOS S.A.
10. Para los fines indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
11. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de MULTIEMPLEOS S.A., ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines indicados en esta política, respecto de los siguientes  datos: i) recolectados en los puntos de seguridad, ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de MULTIEMPLEOS S.A.   Estos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de MULTIEMPLEOS S.A. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. 
12. Transmitir o divulgar  para efectos publictarios, de mercadeo y/o de promoción de los servicios que presta MULTIEMPLEOS S.A. Para estos efectos MULTIEMPLEOS S.A.,  podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de la información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, MULTIEMPLEOS S.A.,  exijirá a dichos terceros la aplicación de medidas de seguridad sobre la información entregada. 
13. Realizar análisis de riesgos, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por MULTIEMPLEOS S.A.
14. Utilizar datos, imágenes y videos para efectos comerciales y publicitarios de MULTIEMPLEOS S.A., pudiendo hacer las publicaciones que consideren necesarias en las diferentes redes sociales o medios de comunicación.
15. Para la realización de estudios y en general para la administración de sistemas de información. 
16. Para registrar datos en operadores de bancos de datos de información de que trata la Ley 1266 de 2008 o las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan y proporcionar información a los mismos.
17. Para acceder y consultar  datos personales que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de cualquier entidad privada o pública (entre otros como Ministerios, Departamentos Administrativos, DIAN, Fiscalía General de la Nación, Registraduria Nacional del Estado Civil, Procuraduria General de la Nación, BDME,  juzgados, tribunales, altas cortes, listados de control de autoridades locales o extranjeras en materia de lavado de activos o financiación del terrorismo, tales como los listados de la OFAC (Office of Foreign Assets Control) o de las Naciones Unidas, entre otros.
18. Desarrollar todos los actos que sean licitos y permitidos sobre la misma.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR. 

La compilación, almacenamiento, consulta, uso, intercambio, transmisión, transferencia y tratamiento de datos personales requiere el consentimiento libre, expreso e informado del Titular de la información dada. 

 

La autorización por parte del titular podrá constar en un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita concluir de forma razonable que el Titular otorgó la autorización.

 

A través de la autorización se pondrá en conocimiento del Titular de la información, el hecho que la información será recolectada, incluyendo la finalidad, las modificaciones, almacenamiento y el uso especifico que se dará a los mismos, incluyendo:

 

1. La persona quien recopila la información (especificando si es el responsable o Encargado del tratamiento).
2. Los datos que serán recopilados, incluyendo si se recopilan Datos Sensibles.
3. La finalidad del tratamiento de los datos.
4. Los mecanismos a través de los cuales pueden ejercer sus derechos como Titulares de la información (acceso, corrección, actualización o supresión de los datos).

 

El responsable y/o Encargado del Tratamiento dispondrá de los medios necesarios para mantener los registro técnicos y tecnológicos de cuándo y como se obtuvo la autorización por parte del Titular de la información para el tratamiento de estos.

 

AVISO DE PRIVACIDAD.

El aviso de privacidad es un documento físico, electrónico o cualquier otro formato, mediante el cual se informa al titular de la información sobre la existencia de políticas que le serán aplicables, así como la forma en la que pueden acceder a las mismas y las características del tratamiento que se le dará a los datos personales.

 

El aviso de privacidad deberá contener: 

 

1. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable o del Encargado del Tratamiento.
2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
3. Los mecanismos dispuestos por la empresa para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información. 

 

Se conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares de la información mientras se lleve a cabo el tratamiento de los datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven. Para el almacenamiento del modelo, se podrán emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

 

Según el grupo de personas cuyos datos personales se recaban, habrá un único modelo de aviso de privacidad, en el cual se especificará con detalle los puntos anteriormente señalados. 

 

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. MULTIEMPLEOS S.A., solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. 

 

ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES: El área de Gestión Humana de MULTIEMPLEOS S.A., será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en la presente política

 

Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm al correo electrónico _____________@multiempleos.com o radicarla por escrito en el mismo horario en las oficinas de MULTIEMPLEOS S.A.,  ubicadas en la carrera 49 D No. 91-49 de la ciudad de Bogotá.

 

La petición, queja o reclamo deberá contener; i) Identificación del Titular, ii) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, iii) dirección física y electrónica del solicitante como número telefónico de contacto; iv) anexar los documentos que se requieran según el caso. Si el reclamo está mal formulado o resulta ser incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este. La solicitud será resuelta dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

 

DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013: De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 MULTIEMPLEOS S.A., procederá a publicar un aviso en su página web www.multiempleos.com  dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de MULTIEMPLEOS S.A.

 

MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, MULTIEMPLEOS S.A., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información. 

 

FECHA DE VIGENCIA: La presente Política de datos personales fue ajustada conforme a la legislación vigente el 17 de noviembre de 2020 y entra en vigencia a partir del día 18 de noviembre de 2020. Cualquier cambio que se presente respecto de esta se informará a través de la dirección electrónica:  www.multiempleos.com 

 

CIUDAD DIRECCION DEPARTAMENTO

Bogotá, D.C. Carrera 49 D No. 91-49 Cundinamarca